Yazı İşleri Müdürlüğü
Bahar ÖZALP
- yaziisleri@gebze.bel.tr
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Yasal Dayanaklar, Tanımlar
AMAÇ :
MADDE 1- Bu yönetmeliğin amacı Gebze Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğünün Kuruluş, Görev, Yetki ve Sorumlulukları ile Çalışma Usul ve Esaslarını düzenlemektir.
KAPSAM :
MADDE 2- Bu yönetmelik Müdürlüğün görev yetki ve sorumluluklarını, çalışma usul ve esaslarını, işbirliği ve diğer birimlerle olan koordinasyonu kapsar.
YASAL DAYANAKLAR :
MADDE 3- Bu yönetmelik,
a) 03/07/2005 tarihli ve 5393 sayılı Belediye Kanununun 15/b ve 18 (m) maddelerine,
b) 5216 Sayılı Büyükşehir Belediye Kanunu,
c) 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu,
d) 2886 Sayılı Devlet İhale Kanunu,
e) 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu,
f) 4982 Sayılı Bilgi Edinme Kanunu,
g) 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu ve bu kanunlara dayanak teşkil eden tüm yönetmeliklere dayanılarak hazırlanmıştır.
TANIMLAR
MADDE 4- Bu Yönetmeliğin uygulanmasında;
a) Belediye : Gebze Belediyesini,
b) Başkanlık : Gebze Belediye Başkanlığını,
c) Başkan : Gebze Belediye Başkanını,
d) Müdürlük : Gebze Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğünü
e) Meclis : Gebze Belediye Meclisini
f) Encümen : Gebze Belediye Encümenini
g) Arşiv : Gebze Belediyesi Kurum Arşivini
h) SYT -KYS: Strateji Yönetim ve KYS Temsilciliğini ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Bağlılık, Teşkilat Yapısı
Bağlılık
MADDE 5- Yazı İşleri Müdürlüğü, Belediye Başkanına veya Başkan Yardımcısına bağlıdır. Başkan bu görevi bizzat veya görevlendireceği kişi eliyle yürütür.
Teşkilat Yapısı
MADDE 6 - Yazı İşleri Müdürlüğünün personel yapısı aşağıda belirtilen şekildedir;
a) Yazı İşleri Müdürü
b) Memur
c) İşçi
ç) Büro personeli
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Görev Yetki ve Sorumluluklar
Müdürlüğün Görevleri
MADDE 7- Müdürlüğün görevleri aşağıdaki şekilde sıralanmıştır.
a) Müdürlüğün faaliyet konularına ilişkin mevzuatı takip etmek ve mevzuatın gereklerini süresi içerisinde yerine getirmek.
b) Stratejik plana, yıllık performans programına, yatırım programına ve müdürlük bütçesine uygun olarak çalışmalarını yürütmek.
c) Belediyemize posta yoluyla, elektronik ortamda ya da elden gelen dilekçe ve evrakın kayıtlarını yaparak dilekçe ve evrakın içeriğine göre Belediyemizin ilgili birimlerine süresi içerisinde ulaştırılmasını sağlamak
d) Müdürlükçe yapılan işlemleri kayıtlarının tutulmasını sağlamak. Gerektiğinde bunların arşivlenmesini, korunmasını ve muhafazasını sağlamak.
e) Belediye Meclisi, Encümen ve Belediye Meclisi İhtisas Komisyonları Toplantı işlemlerinin yürütülmesini sağlamak
f) Meclis ve Encümen toplantılarının gündemini hazırlamak ve Meclis Üyelerine gönderilmesini sağlamak
g) Meclis ve Encümen Üyelerinin özlük işlemlerini takip etmek.
h) Elektronik doküman yönetim sistemi kapsamında, elektronik imza ile imzalanarak kurum dışına gönderilen tüm evrakın elektronik imza ile imzalandığının onaylanması işlemlerini yapmak.
i) Posta gönderme işlemlerini yapmak
j) Resmi mühür işlemlerini yapmak ve takip etmek
k) Birim içi personel özlük işlemlerini yapmak.
l) Müdürlüğe ait ihale ve ayniyat işlemlerini yapmak.
k) Mevzuatla verilen diğer görevleri yerine getirmek.
l) Kalite Yönetim Sistemi çalışmalarını uygulamak ve geliştirmek.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Personelin Görev Yetki ve Sorumlulukları
MADDE 8- (1) Müdür Görev ve Sorumlulukları,
a) Müdürlük çalışmalarını mevzuata uygun olarak yürütmek, her türlü mevzuat değişikliklerinde müdürlük çalışmalarını yeniden düzenlemek ve çalışanların mevzuata ve değişikliklere uyum sağlamasını temin etmek.
b) Belediye Meclis ve Encümen toplantılarının zamanında ve usulüne uygun olarak yapılmasını sağlamak.
c) Belediye Başkanlığınca Meclise ve Encümene havale edilen evrakın takibi ve alınan kararların yazdırılarak gönderilmesi ile karar asılları ve suretlerinin muhafazasını sağlamak.
d) Müdürlüğün görev ve çalışma yönetmeliği hazırlık çalışmalarını yürütmek.
e) Müdürlüğün yıllık faaliyet raporunun hazırlanmasını sağlamak.
f) Müdürlüğün yazışmalarının yazışma kurallarına uygun, süresi içinde ve doğru şekilde yapılmasını sağlamak ve 1.derece imza yetkilisi sıfatıyla paraflamak veya imzalamak.
g) Müdürlüğe gelen evrakı incelemek, ilgilisine havale etmek, süresi içinde gereğinin yapılmasını ve cevaplandırılmasını sağlamak.
h) Yapılan çalışmalar hakkında belediye başkanı ve/veya ilgili başkan yardımcısına rapor vermek.
i) Başkanlık makamından gelen görev ve talimatların yerine getirilmesini sağlamak.
k) Diğer kamu kurum ve kuruluşları ile vatandaşlardan gelen müdürlüğün çalışma alanıyla ilgili talepleri ve şikâyetleri değerlendirmek, süresi içinde gereğinin yapılmasını ve cevaplandırılmasını sağlamak.
l) Müdürlük arşivinin oluşturulması ve muhafazasını temin etmek.
m) Yönetimindeki personele görev vermek yaptırımları işleri denetlemek, gerektiğinde uyarmak bilgi ve rapor istemek.
n) Astlarından gelen teklif, talep, öneri ve şikayetleri değerlendirerek gerekli gördüğü hususlarda düzenlemeler ve işlemler yapmak.
o) Müdürlük adına yapılacak harcamalarda harcama yetkilisi sıfatıyla gerekli işlemleri yapmak
r) Müdürlüğüne ait taşınırlarla ilgili olarak taşınır kayıt ve kontrol yetkilisinin görevlendirilmesi ve taşınır kayıt işlemlerinin yürütülmesini sağlamak.
s) Belediyenin stratejik planının ve stratejik planda yer alan performans hedef ve göstergelerinin hazırlanmasına katkıda bulunmak.
t) Müdürlüğün çalışmalarının stratejik plan ve performans programındaki hedeflerine uygun olarak gerçekleştirilmesini sağlamak.
u) Disiplin amirleri yönetmeliğince kendisine verilen görevi yapmak.
MADDE 9- (1) Yazı İşleri ve Kararlar Servisi Görev ve Sorumlulukları
a) Belediye Meclisine, Encümenine, üst makamlara, diğer birimlere yazılan yazılarla günlük işlerin seyrini takip etmek, yapılan tüm yazışmalarda Müdürün onayını veya parafını almak.
b) Başkan Yardımcısı ve Müdürün verdiği diğer görevleri yapmak.
c) Müdürün bulunmadığı zamanlarda servisi sevk ve idare etmek.
d) Encümen Toplantılarına katılarak, encümenin sekretarya hizmetlerini yürütmek.
e) Müdürlüklerden gelen tekliflerin karara bağlanmasını sağlamak.
f) Belediye Encümenince alınan kararların yazımı ve ilgili yerlere dağılımını sağlamak.
g) Belediye Encümeni ve Meclisi’nin aktif olarak çalışabilmesi için gerekli çalışmaları yerine getirmek.
h) Meclis, Encümen işlemlerinin koordinasyonunu sağlamak.
i) Müdürlüğün Taşınır Kontrol Yetkilisi olarak gerekli çalışmaları yürütmek.
j) Müdürlüğün harcamalarına ilişkin ödeme emri evrakını hazırlamak.
k) Meclis, Encümen Üyeleri ve İhtisas Komisyonlarının huzur hakkı ödemelerine ilişkin işlemleri yürütmek.
l) Basın İlan Kurumuna verilen ilanların takibini sağlamak.
m) Kalite Yönetim Sistemi çalışmalarını uygulamak ve geliştirmek.
n) Demirbaş alımı, takibi, kaydı ve terkini işlemlerini yapmak,
o) Üstlerinden aldığı diğer emir ve görevleri yerine getirmek.
MADDE 10- Meclis Kalemi Görev ve Sorumlulukları,
a) Meclis Başkanlığınca belirlenen gündemi hazırlamak, yayınlamak ve meclis üyelerine e-mail yolu ile bildirmek.
b) Alınan Meclis kararlarını yazmak, imzalatmak ve süresi içerisinde Kaymakamlığa teslimini yapmak.
c) Meclisten komisyonlara havale edilen teklifler ve meclise gönderilen komisyon raporları ile ilgili yapılan yazışmaları takip etmek.
d) Kesinleşen meclis kararlarının ilgili birimlere dağılımını yapmak.
e) Meclis Kararlarının ve karar özetlerinin kayıtlarını tutmak.
f) Meclise ait bütün tutanakları dikkatli ve titizlikle kayda geçmek ve kararları teklifleri ile birlikte düzenli bir şekilde dosyalayıp arşivlemek.
g) Meclis kararlarını Belediyemiz web sayfasında aylık periyodlar halinde yayınlamasını sağlamak.
h) Üstlerinden aldığı diğer emir ve görevleri yerine getirmek.
MADDE 11- Encümen Kalemi Görev ve Sorumlulukları,
a) Müdürlüklerden gelen dosyalara ve tekliflere göre Encümen toplantı gündemini hazırlamak.
b) Gündemi encümen üyelerine bildirmek.
c) Belediye Encümeni tarafından alınan kararları yazmak, Encümen üyelerine imzalatmak, işlemi tamamlanan kararların suretlerini ilgili birimlere göndermek.
d) Encümen kararlarını Belediyemiz web sayfasında aylık periyotlar halinde yayınlamak.
e) 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu çerçevesinde yapılan ihalelerde; Belediye Encümeni ihale komisyonu olarak görev yaptığından, bu konuyla ilgili kararları yazmak ve yazılan kararları üyelere imzalatarak karar suretlerini ilgili birimlere göndermek
f) Müdürlüğe ait yazışmaları ilgili Genelgeye uygun olarak yapmak.
g) Üstlerinden aldığı emir ve görevleri yerine getirmek.
MADDE 12- Evrak Kayıt Servisi Görev ve Sorumlulukları
a) Posta, kargo, kurye ya da elden getirilen dilekçeler ile EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) ile Belediyemize gelen evrakı teslim almak, taramak ve ilgili birimlere dijital ortamda göndermek.
b) Bilgi amaçlı Evrak Kayıt servisine gelen vatandaşları ilgili birimlere ve kurumlara yönlendirmek.
c) Üstlerinden aldığı diğer emir ve görevleri yerine getirmek
MADDE 13- Posta Servisi Görev ve Sorumlulukları
a) EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) kapsamında elektronik imza ile imzalanan ve kurum dışına gönderilen tüm evrakın elektronik imza ile imzalanmasından sonra gönderilmek üzere işlemlerini yapmak, kağıt ortamında gidecek ise evrakın dökümünü alarak posta yoluyla göndermek veya ilgili kurumlara zimmet karşılığında teslim etmek.
a) Üstlerinden aldığı diğer emir ve görevleri yerine getirmek.
MADDE 14- Arşiv Servisi Görev ve Sorumlulukları,
a) Birim arşivi ve kurum arşivi konusunda oluşturulan standartları ve mevzuatı takip etmek.
b) Her yıl sonu birim evrakının arşive intikal etmesi gerekenlerinin teslim alınması ile ilgili işlemleri yürütmek.
c) Muhafazasına lüzum kalmayan evrakın imhası için Komisyon oluşturmak, Komisyon Kararını Arşivler Genel Müdürlüğü’ne gönderip onay almak ve lüzum kalmayan evrakı okunmayacak şekilde imha etmek.
d) Arşivden talep edilen evrakı en kısa sürede ve eksiksiz olarak belirlenen prosedür çerçevesinde talep sahibine teslim etmek ve yine ilgili prosedüre uygun olarak iadesini gerçekleştirmek.
e) Dijital arşivin güncel tutulması kapsamında, tüm müdürlüklerden gelen dosyaların ayıklanması, taranması, indekslenmesi ve manuel evrakın/ dosyanın ilgili birime iadesini sağlamak.
f) İndeksleme çalışmalarını yürütmek ve kontrolünü yapmak.
g) Çalışmalarını daha etkili ve verimli bir şekilde yürütebilmek için kullanmakta olduğu her türlü ekipmanın muhtemel hasarlardan korunabilmesi için gerekli önlemleri almak.
h) Bilgisayarda yürütmekte olduğu çalışmaların sistemli ve belirli prensipler dâhilinde yedeklemesini yapmak.
i) Ayıklama, imha ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne gönderilenlerin neticesinde oluşturulacak işlemlere ait evrakları kayıt altına almak ve muhafaza etmek.
MADDE 15- Strateji Geliştirme ve Kalite Yönetim Temsilcisi
a) İSO 9001:2015 Kalite Sisteminde Kalite Temsilcisi olarak görev yapmak ve Kalite Sistemi ile ilgili dönemsel raporları hazırlamak.
b) Müdürlüğün stratejik plan ve performans programının hazırlamak.
c) Müdürlüğün Faaliyet raporunu Maliye bakanlığınca yayınlanan Performans Esaslı Bütçeleme Rehberine göre hazırlamak.
d) Kalite ile ilgili kurum içi-kurum dışı toplantılara katılmak.
e) Gerek birim iç teftiş ve gerekse dış denetimler için evrakları düzenlemek ve hazır tutmak. Teftiş ve denetim sonuçlarına göre düzeltici ve önleyici faaliyetleri başlatmak, izlemek ve neticesini değerlendirmek.
f) Kalite Yönetim Sisteminin birim dokümantasyonunu hazırlamak.
1. Üstlerinden aldığı diğer emir ve görevleri yerine getirmek.
BEŞİNCİ BÖLÜM
SON HÜKÜMLER
Yönetmelik, Yürürlük ve Yürütme
Yönetmelikte Yer Almayan Hususlar:
MADDE 16 : Bu yönetmelikte yer almayan hususlarda yürürlükteki ilgili mevzuat hükümleri uygulanır.
Yürürlük:
MADDE 17 :Bu yönetmelik Gebze Belediye Meclisinin kabulü ve ilanı yürürlüğe girer.
Yürütme:
MADDE 18 : Bu yönetmelik hükümleri Gebze Belediye Başkanı tarafından yürütülür.
Yürürlükten Kaldırılan Mevzuat
MADDE 19 – (a) Bu yönetmeliğin yürürlüğe girmesi ile Gebze Belediye Meclisi’nin 03/04/2017 tarih ve 75 sayılı kararı ile kabul edilen “Yazı İşleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği” yürürlükten kalkar.