Özel Kalem Müdürlüğü

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar

Amaç

MADDE 1 - Bu yönetmeliğin amacı, Gebze Belediyesi Özel Kalem Müdürlüğü’ nün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.

Kapsam

MADDE 2 - Bu Yönetmelik, Gebze Belediyesi Özel Kalem Müdürlüğü’ nün çalışma usul ve esasları ile görev, yetki ve sorumluluklarını kapsar.

Dayanak

MADDE 3 - Bu Yönetmelik; 5393 sayılı Belediye Kanunu, 15. Maddesinin b fıkrasına dayanılarak düzenlenmiştir.

Tanımlar

MADDE 4- (l)Bu Yönetmelikte yer alan;

a) Belediye: Gebze Belediyesini,

b) Başkan: Gebze Belediye Başkanını,

c) Meclis: Gebze Belediye Meclisini,

ç)   Özel Kalem Müdürlüğü: Gebze Belediyesi Özel Kalem Müdürlüğü’ nü,

d) Personel: Özel Kalem Müdürlüğü’ nde görevli personelleri, 

ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Kuruluş , Bağlılık ve Teşkilat Yapısı

Kuruluş 

MADDE 5- Gebze Belediyesi Özel kalem Müdürlüğü 5393 Sayılı Belediye kanununun 48 m ve Belediye Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik gereğince 07.09.2006 / 176 sayılı Belediye Meclis Kararı ile kurulmuştur.

Bağlılık 

MADDE 6- Özel Kalem Müdürlüğü, Belediye Başkanına bağlıdır.

Teşkilat Yapısı

MADDE 7 - (l) Özel Kalem Müdürlüğünün personel yapısı aşağıda belirtilen şekildedir;

a) Özel Kalem Müdürü,

b) Memurlar,

c) İşçiler,

ç)   Diğer personel.

(2) Müdürlüğün teşkilat yapısı aşağıdaki gibidir.

a) Müdürlük Kalemi

b) Koruma ve Ulaşım Hizmetleri

c) Misafir Karşılama ve Kat hizmetleri

d) Protokol

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Görev, yetki, çalışma usul ve esasları

MADDE 8 - (1) Özel Kalem Müdürlüğü’ nün görev, yetki, çalışma usul ve esasları aşağıda gösterilmiştir:

a) Harcama yetkilisi eliyle, Belediye Başkanı adına Temsil Tören ve Ağırlama Bütçesi’ni kullanmak,

b) Belediye Başkanı’nın resmi, özel ve gizlilik taşıyan yazışmalarını yürütmek

c) Belediye Başkanına ve müdürlüğe gelen, giden evrakın giriş, çıkış, kayıt, değerlendirme ve ilgili birimlere gönderilmesi, teslim edilmesi, dosyalanmasını, arşivlenmesini; Belediye Başkanının imzalaması, onaylaması gereken evrakın sunulması ve ilgili birimlere iletilmesini sağlamak.

ç) Belediye Başkanının ziyaret, davet, karşılama, ağırlama, uğurlama, açılış, milli ve dini bayramlar ile mahalli kurtuluş günleri vesaire önemli günlerde düzenlenen organizasyonlarda her türlü protokol ve tören işlerini düzenlemek, yürütmek, zaman ve yerlerini Belediye Başkanına bildirmek. Bu gibi törenlere Belediye Başkanının iştirak etmesini temin etmek, Belediye Başkanını iştirak edemediği program, tören v.s.lerde başkan adına protokol gereklerini yerine getirmek.

d) Belediye Başkanı’nın ziyaretlerine gelen yurtiçi ve yurtdışı konuklarını en iyi şekilde karşılanması, ağırlanması ve uğurlanmasını temin etmek.

e) Başkanlık sekretaryasını düzenleyerek Belediye Başkanının görüşme ve kabullerine ait hizmetleri yürütmek.

f) Belediye Başkanı’nın diğer kuruluşlarla ve vatandaşlarla ilişkilerini koordine etmek, vatandaşlar, kurum ve kuruluşlardan gelen randevu talepleri doğrultusunda Belediye Başkanı ile görüşmelerini temin etmek.

g) Başkanlık makamının randevularını planlamak, toplantılarını ayarlamak, yapılacak toplantı gün ve saatlerini ilgili birimlere bildirmek,

h) Başkan’ın sözlü talimatlarını ilgili birimlere ulaştırmak, takip ederek sonuçlandırılmasını sağlamak.

ı)   Belediye Meclisi, Belediye Encümeni ile Belediye’de hizmet veren tüm Müdürlüklerin kendi aralarında ve bu Müdürlüklerle Başkanlık Makamı arasındaki işbirliği ve koordinasyonu temin etmek.

i) Çağdaş belediyecilik anlayışı içinde vatandaşlara en iyi hizmeti verebilmek amacıyla; vatandaşlar, kurum ve kuruluşlar tarafından yazılı, sözlü veya e-posta ile Başkanlık Makamına intikal ettirilen talep ve şikâyetlerin çözüme kavuşturulmasında, ilgili birimlere sorunları aktararak sonuçları takip etmek, sonuçları hakkında ilgililere bilgi vermek.

j) Belediye Başkanı’nın günlük, haftalık ve aylık programlarını hazırlayarak takip etmek,

k) Belediye Başkanı’nın görev, izin, rapor, vekalet, pasaport, vize işlemlerini takip etmek, sonuçlandırmak ve arşivlemek,

l) Başkan Danışmanları ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek,

m) Başkanlık resmi koruma görevlileri ile ilgili işlemleri takip etmek ve dosyalamak,

n) Belediye Başkanı tarafından verilecek diğer görevleri yerine getirmek.

(2) Müdürlüğün görev ve yetki alanındaki çalışmalar, kanun ve ilgili mevzuat çerçevesinde Müdür tarafından düzenlenen plan dahilinde yürütülür. Tüm personel kendilerine verilen görevleri gereken ihtimamı göstererek tam ve noksansız olarak zamanında yapmakla mükelleftir.

(3) Müdürlük, Belediye Başkanı’na bağlı olarak çalışır. Belediye Başkanı’nın görevi başında bulunamadığı durumlarda Belediye Başkanı’na vekalet eden Başkan Vekili’ ne bağlı olarak çalışmalarını yürütür.

MADDE 9 - Müdürün Görev, Yetki ve Sorumlulukları

1- Bu yönetmelikte belirtilen müdürlük hizmetlerinin zamanında verimli ve düzenli şekilde yürütülmesini sağlamak,

2- Personel arasında görev bölümü yapmak, izin, hastalık ve çekilme gibi nedenlerle ayrılan personelin yerine, bir başkasının görevlendirilmesi ve hizmetlerin aksamaması için gerekli önlemleri almak,

3- Personelin her türlü özlük ve sosyal haklarım izlemek; müdürlüğün çalışma konuları ile ilgili kuruluş ve birimlerle iş birliği kurmak

4- Müdürlüğün çalışmalarını mevzuat esaslarına göre düzenlemek amacıyla her yıl çalışma programı hazırlamak, başkanlığın onayına sunmak,

5- Başkanlıkça onaylanan çalışma programının gerçekleşmesi için gereken malzemeyi temin etmek,

6- Müdürlükte yapılan çalışmalarla ilgili olarak, personelle belli aralıklarla toplantılar düzenlemek, çalışmaları değerlendirmek,

7- Müdürlüğün kuruluşuna ve yaptığı görevler için ileriye dönük planlar hazırlayarak, hedefler göstermek,

8- Harcama yetkilisi olarak, müdürlüğün bütçesini ve programlarını onaylamak,

9- Belediyenin stratejik plan ve performans programındaki ilgili hedefleri takip etmek,

10- İç ve dış denetim sırasında denetçilere ve yargıya intikal eden hususlarda mahkemelere bilgi, belge ve kolaylıklar sağlamak,

11- Müdür, görev ve çalışmaları yönünden Belediye Başkanlığına karşı sorumlu olup, Başkanlık Makamınca; mevzuat hükümlerine uygun verilen diğer görevleri yapmak,

12- Müdürlük çalışmalarının, yürürlükteki genel mevzuat hükümleri çerçevesinde yürütülmesini sağlamak.

13- Disiplin amirleri yönetmeliğince kendisine verilen görevi yapmak.

MADDE 10- (1)Müdürlük Kalemi görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır.

a-Müdürlük Kalemi Müdürün verdiği görevleri yasalar çerçevesinde eksiksiz ve geciktirmeden yapmakla yükümlüdür.

b-Gelen ve giden evrakların, dosyaların ve diğer belgelerin kayıt, havale, zimmet ve dosyalama işlemlerini yürütür, demirbaşta yazılı eşyaları korur, yılsonu sayımını yapar ve tutanakla kayıt altına alır.

c-Başkanlığın ve müdürlüğün özel ve resmi, tüm yazışmalarını takip eder ve sonuçlanmasını temin eder.

d-Resmi Kurum ve Kuruluşlardan veya vatandaşlardan gelen randevu taleplerini kayda alır, randevu çizelgesini takip eder, sonucu ile ilgili müdürü bilgilendirir.

e-Başkanın telefon görüşmelerini koordine eder.

f-Amirlerinin telefon görüşmelerini koordine eder.

g-Belediye ile ilgili çıkan Görsel ve Yazılı haberleri arşivler.

h-Makama gelen şikâyet dilekçelerini ilgili birimlere yönlendirir ve sonucunu takip eder, sonucu ile ilgili müdürü bilgilendirir.

I-Müdürün verdiği diğer görevleri yapar. 

(2)Görev ve yetkilerin gereği gibi yerine getirilmesinden Müdüre karşı sorumludur.

MADDE 11) - Başkanlık Koruma ve Şoförlerinin görev, yetki ve sorumlulukları

(1) Başkanlık Koruma ve Şoförlerinin görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır.

a. Başkanın katılacağı programlarda gerekli tedbirleri alır.

b. Makam aracını her an hazır ve koruma altında tutar.

c. Makam şoförleri, kurallar doğrultusunda hareket ederek Başkanın güvenli bir şekilde ulaşımını sağlar.

d. Kılık ve kıyafet yönetmeliklerine mutlak riayet eder.

e. Disiplin kurallarına dikkat eder.

f. Müdürün verdiği diğer görevleri yapar.

(2) Görev ve yetkilerin gereği gibi yerine getirilmesinden, Müdüre karşı sorumludur.

MADDE 12) -Misafir karşılama ve kat görevlileri görev, yetki ve sorumlulukları

(1) Misafir karşılama ve kat görevlileri görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır.

a. Müdürün verdiği görevleri yasalar çerçevesinde eksiksiz ve geciktirmeden yerine getirir.

b. Vatandaşları müdürlük girişinde karşılar, randevu taleplerini kayda alır, dilek istek ve şikâyetlerini dinler ilgili birimlere yönlendirir.

c. Başkanın yapacağı toplantılar öncesi ikram hazırlıklarını yapar.

d. Makama gelen misafirlerin, ikram taleplerini karşılamak için gerekli tedbirleri alır, malzemelerini hazır bulundurur.

e. Makamın her an hazır ve temiz tutulması için gerekli tedbirleri alır.

f. Disiplin kurallarına dikkat eder.

g. Müdürün verdiği diğer görevleri yapar.

(2) Görev ve yetkilerin gereği gibi yerine getirilmesinden Müdüre karşı sorumludur.

MADDE 13) –Protokol görevlisinin görev, yetki ve sorumlulukları

(1) Protokol görevlilerinin görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır.

a) Müdürün verdiği görevleri yasalar çerçevesinde eksiksiz ve geciktirmeden yerine getirmek,

b) Belediye başkanının ziyaret, davet, karşılama, ağırlama, açılış, milli ve dini bayramlar ile mahalli kurtuluş günleri vesaire önemli günlerde düzenlenen organizasyonlarda her türlü protokol ve tören işlerini düzenlemek, yürütmek, zaman ve yerlerini müdüre bildirmek,

c) Törenlere Başkanın iştirak edemediği program, tören v.s. lerde müdür adına protokol gereklerini yerine getirmek,

d) Müdürün verdiği diğer görevleri yapmak.

(2) Görev ve yetkilerin gereği gibi yerine getirilmesinden Müdüre karşı sorumludur.

Memur, İşçi ve diğer personellerin görev, yetki ve sorumluluklar

MADDE 14 - (1) Çeşitli unvanlardaki memur, işçi ve diğer personel: üstlerinin yaptığı görev bölümüyle kendisine verilen işleri mevzuata uygun olarak tam ve zamanında yapmakla görevlidir.

(2) Birimin faaliyet ve çalışmalarını değerlendirmek ve gerekli önlemleri almak amacıyla, birim müdürünün başkanlığında alt birim yöneticilerinin katılımı ile her ay düzenli toplantılar yapılır. Bu toplantılarda, birimin faaliyetleri ve gerçekleştirilen işlemler, sorunlar, görüş ve öneriler değerlendirilerek bilgi paylaşımı, işbirliği ve uyum sağlamak.

(3) Görev dağılımını gösteren çizelgede, idarenin teşkilat yapısına uygun olarak oluşturulan alt birimlere, görevli personele, personelin görev, yetki ve sorumluluklarına, personelin oda, ünvan ve telefon, e-posta adreslerine yer ver mek

Evrak kayıt sistemi ve yazışmalar

MADDE 15 - (1) Özel Kalem Müdürlüğüne gelen ve giden her evrak bekletilmeksizin kayda alınarak gelen ve giden evrak defterinde izlenir. Yazışmalar sınıflandırılarak standart dosya planına göre dosyalanır ve arşiv sistemine göre korunur.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

Yürürlük

MADDE 16 - Bu yönetmelik. Gebze Belediye Meclisi’nce kabulü ve yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

Yürürlükten Kaldırılan Yönetmelik

MADDE 17 - (1) Bu yönetmeliğin yürürlüğe girmesi ile birlikte, daha önce yürürlükte olan Özel Kalem Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği yürürlükten kaldırılmıştır.

Yürütme

MADDE 18 -  Bu yönetmelik hükümleri Belediye Başkanı tarafından yürütülür.