İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü

BİRİNCİ BÖLÜM 

Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar ve Temel İlkeler

Amaç

MADDE 1 - (1) Bu yönetmeliğin amacı; İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğünün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını belirlemek ve uygulamaktır.

Kapsam  

MADDE 2- (1) Bu yönetmelik, İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü teşkilat yapısını, müdürlük çalışanlarının görev, yetki ve sorumluluklarını kapsar. 

Dayanak  

MADDE 3- (1) Bu yönetmelik; 5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 15 (b), 18 (m), 48 ve 49. maddelerine, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu’na ve bu kanunlara dayanak teşkil eden tüm yönetmeliklere dayanılarak hazırlanmıştır. 

Tanımlar   

MADDE 4-  (1) Bu yönetmelikte geçen;   

a) Bakanlık: Çevre, Şehircilik ve İklim Değişikliği Bakanlığını, 

b) İdare: Gebze Belediyesini, 

c) Meclis: Gebze Belediye Meclisini, 

ç) Başkan: Gebze Belediye Başkanını,  

d) Başkanlık: Belediye Başkanı, 

e) Başkan Yardımcısı: Müdürlüğün bağlı olduğu Başkan Yardımcısını,  

f) Müdürlük: İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğünü,  

g) Müdür: İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürünü, 

ğ) Servis: İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğüne Bağlı Tüm Servisleri,

h) Servis Sorumlusu (Şef): İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğüne bağlı servis sorumlularını,

ı) Personel: Müdürlükte görevli tüm personeli,            

i) Yönetmelik: İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü Çalışma Usul ve Esasları Hakkında 

Yönetmeliği ifade eder. 

Temel İlkeler

MADDE 5 - (1) Müdürlük temel ilke olarak;

a) Uygulamalara ilişkin kayıt ve belgelerin her an denetime hazır bulundurulmasını,

b) Hizmetlerin temin ve sunumunda yerindelik, kalite ve ihtiyaca uygunluğunu,

c) Kayıtların usulüne uygun, saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasını,

ç) Hizmetlerde sürdürülebilirliği,

d) Belediye kaynaklarının kullanımında etkinlik ve verimliliği,

e) Karar alma, uygulama ve eylemlerde şeffaflığı,

f) Uygulamalarda adaleti, hizmette eşitliği ve hesap verilebilirliği esas alır.

İKİNCİ BÖLÜM 

Kuruluş, Teşkilat Yapısı, Yönetim, Görev, Yetki ve Sorumluluklar  

Kuruluş

MADDE 6 - (1) İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü 5393 sayılı Belediye Kanunu’ nun 48 ve 49 uncu maddeleri ve 22.04.2006 tarihli, 26147 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren “Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik” hükümleri gereğince Gebze Belediye Meclisinin 07.09.2006 tarih ve 2006/176 sayılı kararı ile kurulmuştur.

Teşkilat Yapısı

MADDE 7- (1) İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğünün Teşkilat Yapısı;

a) İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürü,

b) Servis Sorumlusu (Şef), 

c) Özlük İşleri Servisi, 

ç) Maaş Tahakkuk Servisi, 

d) Eğitim Servisi, 

e) KHK’lı Personel İşleri Servisi 

f) İstihdam Servisi’nden oluşur.  

(2) İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürüne bağlı olarak yeterli sayıda şef, memur, sözleşmeli personel  işçi ve KHK’lı personel görev yapar. 

(3) Müdürlüğün organizasyon şemasındaki hiyerarşik yapılanma; müdürün teklifi, ilgili başkan yardımcısının uygun görüşü ve Belediye Başkanının onayıyla oluşur ve yürürlüğe girer. 

(4) Belediye Başkanı organizasyon yapısını re’sen değiştirmeye yetkilidir. 

Yönetim  

MADDE 8 – (1) İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü, üst yönetici olarak Belediye Başkanına ve /veya Belediye Başkanının görevlendirdiği ve yetki verdiği Başkan Yardımcısına bağlı olarak çalışır. İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğünde sunulan hizmetler; bu yönetmelik hükümleri çerçevesinde, Müdürlük ile Müdürlüğe bağlı servisler tarafından düzenlenir ve yürütülür.  

Müdürlüğün Görev ve Sorumlulukları 

MADDE 9- (1) Müdürlüğün görevleri şunlardır:   

a) Belediyenin iş gücü planlaması ve personel politikası çalışmalarını                 yaparak hizmet üretim gücünü ve kalitesini artırmak,

b) Müdürlüğün arşiv yönetimini sağlamak. 

c) Belediyemizde tüm çalışanların özlük işlemlerini yapmak ve özlük dosyalarını tutmak.

ç) Müdürlüğün iş ve işlemlerini Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) hükümleri çerçevesinde yürütmek.

d) Personel puantajı ve hakedişinin takibini yapmak. 

e) Staj taleplerini değerlendirerek kontenjan dahilinde kabul ve diğer stajyer işlemlerini yürütmek.

f) Müdürlüğün organizasyon yapısını ve görev tanımlarını tüm değişikliklerle uyumlu olarak güncellemek. 

g) Belediyede yer alan müdürlükler için gerekli personeli, görev tanımlarında belirtilen iş gereklerine uygun olarak temin etmek ve oryantasyon sürecine tabi tutmak. 

ğ) Kurum personeline yönelik hizmet içi eğitim ihtiyacını tespit etmek, mevzuat çerçevesinde planlamak, organize etmek ve eğitim değerlendirme raporlarını hazırlamak. 

h) Tüm birimlerin uyum içinde ve takım ruhu anlayışı ile çalışabilmesi için personel seçimi ve yerleştirmesini yapmak, personele yönelik hizmet kalitesi ve motivasyonu arttırıcı çalışmaları yapmak.  

ı) Personel ile ilgili dava süreçlerini Hukuk İşleri Müdürlüğü ile koordinasyon halinde takip etmek. 

i) Belediyenin kolektif çalışma gerektiren işlerinde; ilgili birimlerle bilgi ve belge paylaşımında bulunmak. 

j) Müdürlükçe yapılan işlemlerin kayıtlarının tutulmasını sağlamak. Gerektiğinde bunların arşivlenmesini, korunmasını ve muhafazasını sağlamak. 

k) Yapılan işlemlerin tüm dokümanlarını; Sayıştay denetimi, Bakanlık denetimi, Belediye Meclisi denetimi, Başkanlık denetimi ve gerektiğinde idari ya da adli incelemeler için düzenli bir şekilde hazır bulundurmak. 

l) Hizmet kalitesini artırmak ve personelin kurumsal aidiyet duygusunu geliştirmek için; mevzuat, arşivleme ve doküman yönetimi, teknolojiyi kullanma, takım çalışması, üretkenlik, verimlilik, etik kurallar vb. gibi hizmet içi eğitim çalışması yapmak veya yaptırmak. 

m) 4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu çerçevesinde bilgi ve belgeleri başvuru        sahibinin bilgisine sunmak.

n) Stratejik plana, yıllık performans programına ve müdürlük bütçesine uygun olarak             çalışmalarını yürütmek,

o) Müdürlüğün görev alanına giren konularla ilgili; kanunları, kararnameleri, yönetmelikleri, genelgeleri, tebliğleri, yargı kararlarını, meclis kararlarını ve ilgili diğer meslek kuruluşlarının mevzuatını ve yayınlarını takip etmek, bu konularda müdürlük personelinin bilgilenmesini ve eğitilmesini sağlamak. 

ö) Müdürlük uygulamalarıyla ilgili olarak Belediye Meclis Kararı ya da Encümen Kararı gerektiği durumlarda; Belediyenin karar organlarına havale edilmek üzere gerekçeli müzekkere hazırlayarak Başkanlık Makamına sunmak. 

 (2) Müdürlük; yukarıda sayılan görevler ile Başkan ve bağlı bulunulan Başkan Yardımcısı tarafından                      

verilen diğer tüm görevleri,  kanunlar çerçevesinde gereken özeni göstererek yerine getirmekten sorumludur. 

Müdürün Görev, Yetki ve Sorumlulukları 

MADDE 10 – (1) Müdürün görevleri aşağıdaki gibidir; 

a) Müdürlüğü Başkanlık Makamına karşı temsil etmek, Müdürlüğün görev ve sorumluluk alanlarına giren konuları başkan ve/veya başkan yardımcısından gelen talimatlar doğrultusunda mevzuat hükümlerine uygun olarak yerine getirmek, 

b) Müdürlüğün görev alanına giren konularda personeli ile ilgili olarak gerekli görevlendirmeleri yapmak,  

c) Müdürlüğün faaliyetlerini etkin, verimli, ekonomik ve nitelikli olarak yerine getirilebilmesi için birim faaliyetlerini programlamak, denetlemek varsa aksaklıkları gidermek, 

ç) Müdürlüğe ait stratejik hedefleri belirleyerek bu hedefler doğrultusunda performans göstergelerini oluşturmak.

d) Müdürlüğün performans göstergelerinin yıl içerisinde periyodik kontrollerini yaparak stratejik hedeflere uygunluğunu takip etmek.  

e) Müdürlüğün faaliyet raporunu hazırlayarak üst yönetime sunmak,  

f) Personelin iş dağılımını yapmak, yetki ve sorumlulukları tespit etmek, çalışma prensiplerini belirlemek, iş akışının aksamadan sürdürülmesini sağlamak,   

g) Çalışma verimini artırmak amacıyla, müdürlüğün faaliyet konularıyla ilgili personelin kurum içi ve kurum dışı seminer ve eğitim almalarını sağlamak, 

ğ) Müdürlük hizmetlerine ilişkin satın alma işlemlerinin yürütülmesini sağlamak,  

h) Müdürlüğe ait veri kayıt ve dosya sistemini kurmak, yürütmek ve geliştirmek,     

ı) Belediye personelinin, günlük mesaiye geliş ve gidişlerinin, birim amirleri tarafından takip edilmesini sağlamak,    

i) Personelin performans durumunu izlemek, gerekli değerlendirmeleri yapmak, varsa ceza veya ödül için üst makamlara teklifte bulunmak,  personelin izin planlarını yapmak,  izinlerin kullanılmasını sağlamak,  rapor,  doğum,  ölüm gibi konular ile personelin özlük işlemlerini takip ve kontrol etmek,

j) Müdürlük personelinin düzenli, uyumlu ve verimli çalışması için işbirliği düzenini oluşturmak,

k) Müdürlük kullanımına tahsis edilen bina, araç, gereç, ekipman, malzeme vb. kaynakların etkin ve verimli kullanımını sağlamak, gerekli bakımlarını planlayarak çalışır durumda olmalarını sağlamak.

l) Başkanlık Makamınca mevzuat hükümlerine uygun verilen diğer görevleri yapmak. 

(2) Müdürün yetkileri aşağıdaki gibidir: 

a) Müdür,  görevlerin yerine getirilmesinde personele görev vermek ve müdürlük dâhilinde görev yerlerini değiştirmekle yetkilidir. 

b) Görevini yerine getirmeyen ve talimatlara uymayan personel hakkında disiplin sürecini başlatmaya yetkilidir.

c) Müdür, birimin harcama yetkilisi ve tahakkuk amiridir. 

(3) Müdürlüğün sevk ve yönetiminde tam yetkili ve sorumlu kişidir. 

(4) Müdür, görev ve yetkileri ile ilgili olarak yürüttüğü faaliyetlerden dolayı belediye başkanına ve başkan yardımcısına karşı sorumludur. 

Servis Sorumlusunun (Şef) Görev, Yetki ve Sorumlulukları 

MADDE 11 - (1) Servis sorumlusunun (şeflerin) görevleri şunlardır;

a) Müdürlük örgüt şemasında yer alan alt birimlerde yapılan tüm iş ve işlemlerin müdür adına mevzuata uygun olarak tam ve zamanında yapılmasını/yaptırılmasını sağlamak,

b) Personelin mesai saatlerine riayetini kontrol etmek,

c) Müdürün verdiği mevzuata uygun diğer görevleri yerine getirmektir.

(2)Servis sorumlusunun yetkileri şunlardır;

Müdürlük görevlerinin yerine getirilmesi için personele iş bölümü yaparak ekip çalışmasını desteklemeye ve güçlendirmeye yetkilidir.

(3)Servis sorumlusunun sorumlulukları şunlardır;

Servis sorumluları görev ve yetkileri ile ilgili yaptığı faaliyetlerden dolayı müdüre, başkan yardımcısına, başkana ve yürürlükteki mevzuata karşı sorumludur.

Memurlar ve Diğer Kamu Görevlilerinin Görev ve Sorumlulukları 

MADDE 12 – (1) Personelin görevleri aşağıdaki gibidir; 

a) Görevli olduğu müdürlükte iş bölümü esaslarına göre amirince verilen görevleri yerine getirmek,  

b) Kendisine verilen görevleri zamanında ve eksiksiz olarak, işgücü, zaman ve malzeme tasarrufu sağlayacak şekilde yerine getirmek,  

c) Yazışmaları belli aralıklarla izleyerek işlerin zamanında, mevzuata ve amirlerin talimatına uygun olarak sonuçlanmasını sağlamak, 

ç) Görevini yerine getirirken ihtiyaç duyduğu malzeme, ekipman vb. kaynaklara ilişkin gereksinmelerini saptayarak ilgililere bildirmek ve alacağı talimata göre gerekli işlemleri yapmak,  

d) Kullandığı araç ve gereçleri ve demirbaş eşyaları amacına uygun olarak kullanmak, korumak ve muhafaza etmek,   

e) Yaptığı iş ve işlemlerle ilgili kayıtları uygun koşullarda tasnif etmek, ihtiyaç duyulması halinde erişilebilir olmasını sağlamak ve süresince muhafaza etmek,   

f) İlgili mevzuatlarda belirlenen; kılık ve kıyafet, davranış ve mesai saatlerine riayet etmek, çalışma saatlerini etkin ve verimli kullanmak, çalışma arkadaşlarıyla uyumlu olmak, 

g) Denetim yapmak isteyen yetkililere gerekli kolaylığı göstermek ve bu yetkililerce istenen dosya ve belgeleri denetime hazır halde bulundurmak. 

ğ) Birim amirlerince uygun görülen diğer görevleri yapmak, 

(2) Personelin sorumlulukları aşağıdaki gibidir; 

a) Biriminde yürütülmekte olan iş ve işlemler hakkındaki bilgilerin izinsiz olarak kurum dışında paylaşılması, gizli olmasa bile evrak ve işlemlerin sonuçlarına ait bilgi verilmesi ve açıklamada bulunulmasından amirlerine karşı sorumludur, 

b) İşini yerine getirirken kullandığı araç gereç ve ekipmanı uygun şekilde kullanmaktan, korumaktan, ve bir sonraki kullanım için sürekli hazır bulundurmaktan sorumludur, 

c) İşvereninin gerçekleştirmiş olduğu iş sağlığı ve güvenliği eğitimi ile diğer eğitimlere katılmak, eğitimlerde edindiği bilgileri yaptığı iş ve işlemlerde uygulamak ve bu konudaki talimatlara uymaktan sorumludur. 

d) Müdürlüğün iş ve işlemlerinin usulüne uygun olarak tam ve zamanında yapılmasından, kendisine verilen görevlerin gereği gibi yerine getirilmesinden, yetkilerin zamanında ve gereğince kullanılmasından, kendisine tebliğ edilen görevlerin yasal, yönetsel şartlar ve vatandaş memnuniyeti odaklı bir şekilde yerine getirilmesinden sorumludur. 

e) Gebze Belediyesinde kullanılan bilgisayar sistemlerinde geçerli olan şifre politikasına uyulması gereklidir. 

Özlük İşleri Servisi Görev ve Sorumlulukları 

MADDE 13 -(1) Özlük İşleri Servisinin görevleri şunlardır:

a) Memur, Sözleşmeli ve İşçi personelin her türlü özlük iş ve işlemlerini mevzuata uygun yürütmek, özlük dosyasının tutulmasını sağlamak, birimi ile ilgili raporları hazırlamak.

b) Kurumun stratejik hedefleri doğrultusunda İnsan Kaynakları faaliyetlerinin etkin, tutarlı ve birbirleri ile entegre bir şekilde yürütülmesine destek sağlamak.  

c) Personel ihtiyaç analizi ve planlamasını yapmak. 

ç) Personelin motivasyonunu artırmaya yönelik faaliyet ve uygulamaları gerçekleştirmek, hizmet alımlarında gerekli şartname ve ödeme evraklarının hazırlanmasını sağlamak.

d) Müdürlüklerden gelen yeni personel taleplerini, personel seçme ve yerleştirme usulüne uygun olarak karşılanmasına yönelik iş ve işlemleri gerçekleştirmek. 

e) Birimin organizasyon yapısı, görev tanımları ve insan kaynakları otomasyon sistemlerine ilişkin güncellemeleri yapmak. 

f) Belediyeye ilk defa memur olarak atanacaklarla ilgili tüm işlemleri mevzuat hükümleri doğrulusunda yapmak.

g) Memurların kurum içi ve kurumlar arası görevlendirme, nakil, emeklilik ve istifa ile ilgili işlemlerini yapmak.  

ğ) Dönemsel olarak kurumun insan kaynağı ihtiyacının belirlenmesi için çalışmaları yürütmek. Bu amaçla, diğer yöneticilerin de yardımı ile Kurumun mevcut insan gücünün nitelik ve nicelik açısından Kurumun hedeflerine ulaşmada etkin olup olamayacağının analizini yapmak.

h) Kurumsal ihtiyaçlar çerçevesinde, personel analizi yaparak Kariyer Havuzunu oluşturmak. 

ı) Yılda en az bir kez olmak üzere “Personel Memnuniyeti Anketi” aracılığı ile çalışan memnuniyetini tespit etmek için “Personel Memnuniyeti Araştırma Raporu” nu hazırlamak ve İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürüne iletmek. 

i) İşe alım değerlendirme süreci araçlarını ve iş akışında kullanılacak doküman örneklerinin (İş Başvuru formu, Aday Değerlendirme Raporu vb.) güncel ve hazır halde bulunmasını sağlamak. 

j) Personel seçme mülakatlarının ilgili yönetmelik uyarınca yapılmasını sağlamak. 

k) Hedeflenen kurum kültürünün oluşturulmasına yönelik çalışmaları yürütmek. 

l) Vefat, İşten çıkarma, disiplin kurulu kararı ve askerlik nedeni ile kayıt kapama işlemlerini yapmak ve kontrol etmek. 

m) Memur personelin SGK hizmet birleştirme ve tahsil intibaklarını yapmak, kontrol etmek, Başkanlık onayına sunmak.

n) Norm kadro yönetmeliğinin takibini yapmak ve kadro cetvellerinin güncel tutulmasını sağlamak.

o) Disiplin Kurulunu oluşturma, ödül ve disiplin cezalarına ilişkin iş ve işlemleri yerine getirmek.

ö) Göreve son verme ve görevden uzaklaştırma işlemlerini yapmak.  

p) Gebze Belediyesi’nde staj yapmak isteyenlerin staja başlama ve görevlendirme işlemlerini yapmak. 

r) Memur kadro cetveli tutmak. 

s) Çalışanların özlük işleri ile ilgili her türlü işlemlerin kayıtlarının otomasyon ortamında ilgili programlara işlenmesini ve bu kayıtların güncelliğini sağlamak. 

ş) Kurumun İş-Kur sisteminde dolu-boş kadro kayıtlarının güncel tutulmasını sağlamak.

t) Kurumun Kamu E-Uygulama sisteminde dolu- boş kadro kayıtlarının güncel tutulmasını sağlamak.

u) Memurlardan şartları taşıyanların talepleri üzerine, hususi (yeşil) pasaport müracaatlarına ilişkin işlemleri yapmak.

ü) 3628 Sayılı yasa gereğince sonu 0 ve 5 ile biten yıllarda ve beyan değişikliklerinde mal beyanı almak. 

v) Resmi gazeteyi ve mevzuat hususundaki yayınları takip etmek ve konuyla ilgili müdüre ve müdürlük personeline bilgi vermek.

y) Müdürlüğün görev alanına giren konularla ilgili mer’i mevzuata dayanılarak, Belediye Meclisine görüş ve/veya karar alınması için teklif yazısı yazmak.

z) Memur personelin görevde yükselme ve unvan değişikliği işlemlerini yürütmek.

aa) Memur personelin derece terfi, kademe ilerlemesi, intibak işlemlerini (SGK, öğrenim değişikliği, askerlik süresi, ücretsiz izin değerlendirilmesi ve borçlanma işlemleri vb.) yapmak ve kayıtlarını tutmak.

bb) Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik çerçevesinde memur kadro ihdas, iptal ve değişiklik işlemlerini yapmak.

cc) Memur personelin Hizmet Takip Programına (HİTAP) kayıtlarını yapmak ve güncel tutmak.

çç) Tüm personele kimlik kartı verilmesini sağlamak.

dd) Personelin özlük hakları ile ilgili tereddüte düşülen konularda Çevre Şehircilik ve İklim Değişikliği Bakanlığı Yerel Yönetimler Genel Müdürlüğü’nden görüş almak ve bu doğrultuda işlem yürütmek.

ee) 4688 sayılı Kamu Görevlileri Sendikaları ve Toplu Sözleşme Kanunu gereğince Toplu İş Sözleşmesi İşlemlerinin takibini yapmak. 

ff) İşçi personelin 4857 sayılı İş Kanunu ve yürürlükte bulunan Toplu İş Sözleşmesi gereğince, görevlendirme, istifa, hizmet akdi feshi, emeklilik, vefat gibi işlemleri yapmak.

gg) Sözleşmeli personel olarak istihdam edilecek personel için sözleşmelerin hazırlanarak imzalatılması, imzalanan sözleşme ile diğer ilgili evrakların tasdikli fotokopileri, dolu boş kadro cetvellerinin zamanında ilgili Bakanlığa gönderilmesini sağlamak.

ğğ) Sözleşmeli personelin ücretinin belirlenmesi için belediye meclisine sunulmak üzere teklif hazırlamak.

hh) Mevzuat gereği kurulması öngörülen komisyonları                        oluşturularak sekreterya işlemlerini yürütmek.

ıı) Birimin görev alanı ile ilgili istatistiki bilgiler hazırlamak.

ii) Birimin Kalite Yönetim Sistemi çalışmalarını uygulamak ve geliştirmek.

jj) Belediyenin stratejik plan çalışmaları kapsamında müdürlük ile ilgili konularda çalışmalar yapmak.

kk) Kurumun kullandığı otomasyon sistemlerinde birime gelen talep, şikayet, görüş ve resmi yazışmaların ilgili servise dağıtım ve koordinasyon işlemlerini yürütmek.

ll) Müdürlük arşivinin işleyiş, ayıklama, tasnif ve imha işlemlerini yürütmek.

mm) Kurumun yıllık izin planlamasını yaparak sunulan hizmetlerin devamlılığını sağlamak.

nn) Personel Devam Kontrol Sistemi (PDKS) üzerinden personelin mesai giriş – çıkış saatlerinin Birim Amirlerince takibinin yapılmasını sağlamak.

oo) Personel Portalı Sistemi üzerinden personeli ilgilendiren duyurular, özel günler, eğitimler ve kurum içi faaliyet girişlerini yaparak sistemin güncel olmasını sağlamak.

öö) Belediye Başkanının görevde olmadığı durumlarda vekalet işlemlerini yürütmek.

Maaş Tahakkuk Servisi Görev ve Sorumlulukları 

MADDE 14 - (1) Maaş Tahakkuk Servisinin görevleri şunlardır: 

a) Memur, sözleşmeli personel, işçi, çırak ve stajyerlerin maaş tahakkuk işlemlerini yapmak ve maaş evraklarını hazırlamak ve ilgili Müdürlüklere göndermek.

b) KHK’lı personelin hakediş işlemlerini yaparak Mali Hizmetler Müdürlüğüne göndermek.

c) Müdürlüğün gider planı ve yıllık bütçe hazırlık işlemlerini yapmak.

ç) Memur, sözleşmeli ve işçi personelin atama, kadro intibakı, yer değiştirme, hastalık, fazla çalışma, emeklilik ve disiplin cezaları ile ilgili ödeme evraklarını hazırlamak.

d) Her yıl memurların yan ödeme - özel hizmet vize cetvellerini hazırlamak ve Çevre, Şehircilik ve İklim Değişikliği İl Müdürlüğü’ne iletilmek üzere Kaymakamlığa göndermek.

e) Memur, sözleşmeli ve işçi personel ile ilgili mali konularda istenen bilgi, belge ve görüşleri hazırlamak.

f) Yeni işe alınan, işten ayrılan sözleşmeli ve işçi personelin Sosyal Güvenlik Kurumuna giriş - çıkış bildirimlerini yapmak.

g) Memur personelin Hizmet Takip Programında (HİTAP) tescil işlemlerini gerçekleştirmek.

ğ) Sözleşmeli ve işçi personelin sigorta primlerini Sosyal Güvenlik Kurumu’na göndermek.

h) Memurların emekli kesenek bildirimlerini Kesenek Bilgi Sistemine yüklemek.

ı) Emekli olan işçi personelin kıdem-ihbar tazminatlarını hazırlamak.

i) Emekli olan memurların emeklilik harcırahını hazırlamak.

j) Memur ve işçi sendikaları ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek.

k) Memur, sözleşmeli ve işçi personelin maaş kesinti listelerini kontrol etmek, onaylamak, işleme alınmasını sağlamak. 

l) Memur, sözleşmeli ve işçi personelin altı aylık periyotlarda değişen zam oranlarını takip etmek, gerekli artış oranlarını bordrolara yansıtmak.

m) 4688 sayılı Kamu Görevlileri Sendikaları ve Toplu Sözleşme Kanunu gereğince, toplu iş sözleşmesi işlemlerinin takibini yapmak, verilen sosyal hakları takip etmek, ücret artışlarının hesaplanmasını yapmak.

Eğitim İşleri Servisi Görev ve Sorumlulukları 

MADDE 15 - (1) Eğitim İşleri Servisinin görevleri şunlardır: 

a) Kurum içi eğitim ihtiyaçlarını belirleyerek analiz etmek. 

b) Analiz sonuçları doğrultusunda yıllık eğitim planını hazırlamak. 

c) Eğitim sonrasında memnuniyet ölçümleri, etki değeri araştırmaları ile eğitimlerin hizmet kalitesine dönüşme sürecini izlemek ve raporlamak. 

ç) Eğitim ihalesi için teknik şartname hazırlamak. 

d) Eğitim İhalesinin tüm süreçlerini takip ederek; zamanında ve yasal mevzuata uygun olarak gerçekleşmesini sağlamak. 

e) Şehir içi ya da şehir dışı eğitimlere katılması uygun görülen personel için gerekli yazışmaları yapmak. 

f) İç Eğitmen yetiştirilerek, iç eğitmenlerce Kurum içi eğitim verilmesini sağlamak. 

g) Eğitimlerin etkinliğinin ölçümüne yönelik çalışmalar yaparak, Müdüre sunmak üzere rapor hazırlamak.

ğ) Eğitim değerlendirme sonuçlarının ve eğitime katılım listelerinin ilgili otomasyon sistemine kaydedilmesini sağlamak. 

h) Eğitim programları ve katılanlara ilişkin dokümanları muhafaza etmek.

ı) İşe alınan personelin oryantasyon programlarını hazırlamak ve uygulanmasını sağlamak. 

i) Stajyer öğrencilerin oryantasyon programlarını hazırlamak ve uygulanmasını sağlamak.

j) Belediye personelinin mesleği ile ilgili etkinlikler (Toplantı, seminer, konferans, kongre, eğitim vb.) hakkında bilgi sahibi olmasını sağlamak.   

KHK’lı Personel İşleri Servisi Görev ve Sorumlulukları 

MADDE 16 - (1) KHK’lı Personel İşleri Servisinin görevleri şunlardır: 

a) 696 Sayılı KHK kapsamındaki personelin özlük ve maaş ile ilgili tüm işlemlerini yürütmek.

b) Müdürlüklerden gelen puantajları kontrol ederek maaş hesaplarını yapmak.

c) Personelin işe giriş – çıkış işlemlerini gerçekleştirmek.

ç) Personelin özlük dosyasını hazırlamak ve güncel olmasını sağlamak.

d) Personelin sisteme kayıtlı izinlerini takip etmek.

e) Personelin doğum, ölüm vb. yardım ödemelerini yapmak. 

f) 4857 sayılı Yasanın geçici 6. maddesi ve Toplu İş Sözleşmesinin ilgili maddesi gereğince kıdem tazminatı ödenmesi için gerekli işlemleri ve hesaplamaları yapmak.

g) İşten ayrılan personelin kayıt kapama işlemlerini yapmak.

ğ) İşe alınan personel ile iş akitleri feshedilen personeli Sosyal Güvenlik Kurumu’na bildirmek.

h) Personelin adli davalarını takip etmek ve gerekli kesintileri yapmak.

ı) İş-Kur’un resmi internet sayfası üzerinden Aylık İşgücü Çizelgesini düzenlemek.

i) Engelli personelin giriş - çıkış tarihlerini ve engelli raporlarını İş-Kur’a bildirmek.

j) Personelin görevlendirmelerini takip etmek ve gerekli yazışmaları yapmak.

k) Disiplin kuruluna gönderilen tutanakların takibini ve gerekli yazışmalarını yapmak.

l) Disiplin Kurulu cezalarını uygulamak, gerekli ücret kesintilerini yapmak ve kesintileri Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığına göndermek.

m) İş Sağlığı ve Güvenliği Katip sistemini düzenli olarak takip etmek ve atamalarını yapmak.

n) Personelin SGK sistemine düşen raporlarını onaylamak ve ilgili birimlere her hafta bildirilmesini sağlamak.

o) SGK sisteminde iş kazası raporlarını günlük olarak takip etmek ve gerekli bildirimleri yapmak.

ö) Bireysel Emeklilik Sistemi (BES) kesintilerini aylık olarak sisteme yüklemek.

p) Sendika kesintilerini aylık olarak yetkili sendikaya göndermek.

r) Sendikal izinli personelin görevli olduğu birime bildirimini yapmak.

s) Toplu-İş Sözleşmesi ile verilen sosyal hakları takip etmek, ücret artışlarının hesaplanmasını yapmak.

ş) Muhtasar - personel maliyet hesaplarını yapmak ve periyodik olarak Belediye Şirketinin muhasebe birimine göndermek.

t) Servise gelen mailleri düzenli olarak kontrole etmek ve havale edilen evrakların süresi içerisinde cevaplanmasını sağlamak.

İstihdam Servisi Görev ve Sorumlulukları 

MADDE 17 - (1) İstihdam Servisinin görevleri şunlardır: 

a) Kamu- özel sektör işbirliğini sağlayarak kariyer havuzu oluşturmak ve bölgenin istihdamına katkıda bulunmak.

b) Kuruma gelen iş başvurularını değerlendirmek ve oluşturulan kariyer havuzundan uygun başvuruları ilgili sektörlere yönlendirmek.

c) Kamu- özel sektör işbirliğini sağlayarak bölgenin istihdamına katkı sağlayacak projeler üretmek.

ç) İş başvurularını değerlendirerek kariyer havuzu oluşturmak.

d) İnsan Kaynakları ile ilgili hazırlanan proje ve yapılan programlara destek sağlamak.

e) İstihdama ilişkin güncel verileri hazırlamak ve sunmak.

f) İnsan Kaynakları Çalıştaylarına ve ilgili Kariyer Fuarlarına katılım sağlamak.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Çalışanlarda Aranan Nitelikler

Müdürlük Çalışanlarında Aranan Nitelikler

MADDE 18- (1)İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdüründe Aranan Nitelikler şunlardır; 

a) 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu’nda belirtilen niteliklere sahip olmak, görevinin gerektirdiği düzeyde öğrenime ve iş deneyimine sahip olmak, görev yaptığı birimin iş alanı ile ilişkili mevzuata hakim olmak, bütçe hazırlama, satın alma yöntem ve uygulamaları, temel istatistik, stratejik yönetim, raporlama her müdürün sahip olması gereken asgari niteliklerdir. 

b) Ofis programlarını ve ofis ekipmanlarını kullanabilmek, görevinin gerektirdiği düzeyde mesleki bilgisayar programlarını kullanabilmek teknik yetkinlik şartlarıdır.  

c) Görevinin gerektirdiği karar verme ve sorun çözme niteliklerine sahip olmak, liderlik, esneklik ve değişime açıklık, yenilikçilik, iş birliği sağlama, takım çalışması gibi davranışsal yetkinlik şartlarıdır.

(2) Çalışanlarda Aranan Nitelikler şunlardır; 

a) 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu ve ilgili diğer mevzuatta yer alan temel nitelikler yanında, Fakülte ve Yüksekokulların ilgili bölümlerinden mezun olma şartı aranmaktadır.

b) Ofis programlarını, meslek/ branş /bölümüne ilişkin bilgisayar programlarını ve ofis ekipmanlarını kullanabilmek teknik yetkinlik şartlarıdır. 

c) Esneklik ve Değişime Açıklık, Yenilikçilik, İş Birliği Sağlama, takım çalışması ve vatandaş odaklılık pozisyonundan bağımsız olarak her çalışanın sergilemesi beklenen davranışlardır. 

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Son Hükümler Yönetmelikte Yer Almayan Hususlar

MADDE 19 - (1) İşbu yönetmelikte yer almayan hususlarda yürürlükteki ilgili mevzuat hükümleri uygulanır.   

Yürürlük 

MADDE 20 - (1) Bu yönetmelik Gebze Belediye Meclisinin kabul tarihinden itibaren yürürlüğe girer. Bu yönetmeliğin yürürlüğe girmesiyle 02/07/2020 tarih ve 2020/97 sayılı meclis kararı ile yürürlükte olan “Gebze Belediyesi İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliği” yürürlükten kalkar. 

Yürütme   

MADDE 21 - (1) Bu yönetmelik hükümlerini, Gebze Belediye Başkanı yürütür.